Zeitmanagement in der Praxis Teil I

Eine Priorisierung hilft Dir dabei, Deine Gedanken zu strukturieren und den Berg an Aufgaben übersichtlicher zu machen. Erstelle nach folgenden Kriterien eine Liste (digital oder per Hand): 

• Was muss heute erledigt werden? 
• Was kann bis morgen warten?
• Was muss bis Ende der Woche erledigt werden?
• Was kann noch länger warten?

Das Prinzip funktioniert für unterschiedliche To-dos, z.B. für Anrufe, E-Mails oder konkrete Arbeitsschritte in der Praxis/Klinik. Überlege Dir konkret, welche Tools Dir dabei helfen könnten, Dich zu strukturieren:

• kleines Notizbuch für die Kasak-Tasche
• digitaler Notizblock im Smartphone
• To-do-Liste in der Praxissoftware
• kurze Teambesprechung zu Schichtbeginn (Abb. 1)
• digitale Erinnerungsfunktionen

Tipp:
Probiere aus, welche Tools für Dich am besten funktionieren, ohne Dich zu stressen. 
 

Eine effiziente Planung funktioniert nur mit realistischen Zeitvorgaben. Ein Arbeitspensum, das auch mit dem besten Zeitmanagement nicht zu bewältigen ist, kann sich als dauerhafter Stressor negativ auf Deine Arbeitsleistung und Deine Gesundheit auswirken.

Tipp:
Kommuniziere deshalb Dein Zeitkontingent klar an Deine Vorgesetzten und Dein Team.

Genau wie Du brauchen sie einen Überblick darüber, wie ausgelastet Du bist und welche Aufgaben Du in Deiner Arbeitszeit realistisch schaffen kannst. Jeder hat ein individuelles Zeit- und Stressempfinden. Es ist vollkommen okay, wenn Du etwas als stressig empfindest, wobei andere völlig entspannt bleiben.

Bei der Delegation von Aufgaben geht es nicht darum, Arbeit auf andere Teammitglieder abzuwälzen. Sondern darum zu erkennen, was Du tatsächlich selbst übernehmen musst und was andere für Dich erledigen könnten.

Tipp:
Sprich mit Deinem Team ab, wer in welchen Bereichen besonders gut ist und wer an welchen Tätigkeiten Spaß hat.

So lassen sich Aufgaben nach Talenten, Vorlieben und Zeitkontingenten entsprechend verteilen (Abb. 2).

Konzentriert eine bestimmte Zeit lang zu arbeiten, ist super produktiv und befriedigend. Schaffe einen Rahmen, in dem Du ungestört Deine Aufgaben erledigen kannst: 

• Bitte eine Kollegin, solange das Telefon zu übernehmen.
• Suche Dir einen ruhigen Ort (Abb. 3). Wenn möglich, schließe die Tür zum Raum.
• Schalte Dein Handy auf Flugmodus.
• Bearbeite E-Mails gebündelt zu bestimmten Zeiten.
• Hänge ein Schild auf: „Bitte nicht stören“.
• Erledige Wichtiges am Vormittag, denn dann sind die meisten Menschen am produktivsten.
• Lege regelmäßig eine Pause ein.

Multitasking führt nicht dazu, dass Du schneller arbeitest. Im Gegenteil: Du arbeitest weniger konzentriert und effizient, wenn Deine Aufmerksamkeit permanent zwischen zwei oder mehr Tätigkeiten hin und her schweifen muss. Für Dein Gehirn ist es viel anstrengender, mehrere Dinge gleichzeitig zu bewältigen.

Tipp:
Erledige lieber in Ruhe eins nach dem anderen.

Dies ist meine persönliche Lieblings-Priorisierungsmethode. Mit der „Eat-that-frog“-Strategie des amerikanischen Autors Brian Tracy startest Du mit der direkten Erledigung einer ungeliebten Aufgabe (= Kröte) in den Tag. Statt viel Energie in „Aufschieberitis“ zu investieren und unangenehme Aufgaben den ganzen Tag im Hinterkopf zu haben, gehst Du diese als erstes an: mutig und zielgerichtet. Die prompte Erledigung wandelt negative Emotionen in positive Energie um, welche Dir Motivation für den ganzen Tag schenkt. Probiere es gleich aus.