Zeitmanagement in der Praxis Teil II
Steigere Deine Produktivität mithilfe der 2-Minuten-Regel
Diese einfache, aber effektive Produktivitätsstrategie hilft Dir dabei, kleine Aufgaben, die wenig Aufmerksamkeit erfordern, schnell abzuhaken. So sammeln sich weniger Punkte auf Deiner To-Do-Liste an.
Beispiele für Aufgaben, die unter die 2-Minuten-Regel fallen:
- Einen Gegenstand nach Gebrauch zurück an seinen Platz legen.
- Ein Instrument direkt nach Gebrauch reinigen.
- Einen kurzen Rückruf zu einer bestimmten Sache erledigen.
- Ein Dokument schnell scannen oder kopieren.
- Ein kurzes Gespräch mit einem Teammitglied führen.
Tipp:
Was Du in weniger als 2 Minuten erledigen kannst, tust Du sofort.
Gut zu wissen
E-Mails und Nachrichten immer direkt zu lesen und zu beantworten, unterbricht Deinen Workflow. Jedes „Ping“ reißt Dich aus Deinem aktuellen Gedanken und lenkt Deine Aufmerksamkeit auf eine neue Aufgabe. Deshalb rate ich Dir für mehr Effizienz, E-Mails nur zu festgelegten Zeiten am Stück zu lesen und zu bearbeiten.
Schärfe den Blick fürs Wesentliche mithilfe des „Pareto-Prinzips“
Für alle Perfektionisten eignet sich die 80/20-Regel besonders gut. Diese Methode zur Steigerung der Produktivität ist nach dem italienischen Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto benannt. Sie soll den Blick für das Wesentliche schärfen und besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwands erreicht werden. Das bedeutet, dass ein kleiner Teil der Aktivitäten oder Anstrengungen den größten Teil des Erfolgs oder der Ergebnisse ausmacht. Im Zeitmanagement hilft Dir dieses Prinzip, Dich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und weniger wichtige Tätigkeiten zu minimieren oder zu eliminieren.
Tipp:
Handele frei nach dem Motto: Auch mal mit 80 % zufrieden sein! Die letzten 20 % kosten Dich zu viel Zeit und tragen nicht zur Verbesserung des Ertrags/Erfolgs bei.
Eliminieren, was gestrichen werden kann
Mutig Aufgaben zu streichen klingt im ersten Moment befremdlich. Dieses Prinzip ist Teil der sogenannten Eisenhower-Matrix, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. In die Kategorie
„weder wichtig, noch dringend“ ordnest Du Aufgaben ein, die weder eine hohe Wichtigkeit, noch eine große Dringlichkeit haben und deshalb vermieden oder eliminiert werden sollten, da sie lediglich Zeit und Energie verschwenden, z.B. unnötige Meetings oder Zeitverschwendung im Internet.
Tipp:
Traue Dich – natürlich in Absprache mit Deinem Team und Deinen Vorgesetzten – Aufgaben oder Termine zu streichen, die Euch nicht weiterbringen oder sogar Eure Zeit verschwenden.
Kurz und knapp
Zeit ist ein kostbares Gut. Entscheidend für produktiveres Arbeiten und geringeren Stress ist der Einsatz von effizienten Zeitmanagement-Tools. Das Pareto-Prinzip hilft Dir dabei, Dich auf die 20 % der Aufgaben zu konzentrieren, die 80 % der Ergebnisse liefern. Unwichtige Aufgaben sollten konsequent eliminiert werden, um den Fokus auf das Wesentliche zu lenken und Zeitverschwendung zu vermeiden. Die 2-Minuten-Regel sorgt dafür, dass kleine Aufgaben sofort erledigt werden und keine unnötige geistige Belastung („Mental-Load“) entsteht.
